Witam drogich czytelników i czytelniczki w pierwszym w 2024 roku wpisie. Życzę Wam, aby był to najlepszy w życiu rok (do tej pory).

Tenże nowy rok zacznę od zaproponowania nowej formy współpracy na linii laboratorium wzorcujące-klient. Pomysł nie jest dla nas nowy, podchodziliśmy do tego już w przeszłości, ale dopiero dziś nasza wizja i narzędzia dojrzały i nabrały praktycznej formy.

Nie od dziś wiadomo, że korzystanie przez lata z jednego dostawcy usług wzorcowania przynosi wymierne korzyści obu stronom procesu. Klient darzący laboratorium zaufaniem jest pewny jakości obsługi i realizacji samej usługi, niejednokrotnie korzysta też z preferencyjnych warunków określonych w umowie o współpracę (przynajmniej tak jest u nas). Laboratorium natomiast ma możliwość poznania narzędzi klienta, monitorowania zmian jego właściwości w czasie kolejnych wzorcowań, co pozwala na efektywne doradztwo.

Połączenie aplikacji przeglądarkowych i świadectw podpisywanych elektronicznie pozwala na dołożenie do tego obrazu kolejnego elementu – pracy na wspólnej bazie danych oraz umieszczania świadectw bezpośrednio w niej.

Jak było do tej pory?

Firma regularnie wzorcuje narzędzia w naszym laboratorium. Do tej pory po zakończeniu usługi, laboratorium odsyłało narzędzia wraz ze świadectwami wzorcowania. Personel odpowiedzialny za zarządzanie narzędziami pomiarowymi wprowadzał dane do arkusza Excel czy innego środowiska wykorzystywanego do nadzorowania wyposażenia, a świadectwa archiwizował w segregatorze. Narzędzia były etykietowane i przekazywane do użytkowania. Sprawdzenie zmiany właściwości metrologicznych narzędzia wymagało analizy dokumentów z poprzedniego wzorcowania, a więc często dopiero otrzymanie świadectw pozwalało na stwierdzenie niezgodności przyrządu z wymaganiami.

Jak może wyglądać współpraca z laboratorium wzorcującym na miarę 2024 roku?

Dla klienta, który decyduje się na nowy model współpracy, po podpisaniu umowy instalowana jest na serwerze aplikacja służąca do zarządzania wyposażeniem pomiarowym. Wykonywany jest import dotychczasowych danych, a klient otrzymuje dane do logowania. Nasza aplikacja wykorzystuje środowisko Google, przez co jest zawsze dostępna, bezpieczna i stabilna. Została opracowana tak, aby być maksymalnie efektywna, czyli zapewnić skuteczne nadzorowanie przyrządów pomiarowych zgodnie z wymaganiami ISO. O funkcjonalności systemu przeczytać można w kolejnym akapicie. Co ważne – aplikacja nie wymaga instalacji – klient uzyskuje dostęp przez przeglądarkę. Do tych samych danych dostęp ma personel naszego laboratorium.

Zarządzanie wyposażeniem pomiarowym w nowym modelu wygląda następująco:

• automatyczna informacja o nadchodzącym wzorcowaniu generowana przez aplikację wysyłana jest do zainteresowanych pracowników firmy oraz laboratorium. Może to odbywać się cyklicznie (np. raz w miesiącu, lub jeśli wzorcowanie jest jednorazowe – na zadaną ilość czasu przed terminem)
• między stronami uzgadniany jest termin i forma przekazania przyrządów
• narzędzia dostarczane są do laboratorium i poddawane są wzorcowaniu
• klient informowany jest na bieżąco o postępach
• po wykonaniu wzorcowania dane aktualizowane są w systemie przez nasz personel
• do wykonanych wzorcowań podłączane są elektronicznie podpisane świadectwa (lub podbite skany, jeśli klient zostaje przy tradycyjnej papierowej formie)

Aplikacja do zarządzania kalibracjami

Narzędziem, które umożliwia obustronną współpracę jest aplikacja zbudowana przez nas w oparciu o rozwiązania Google Workspace – o najważniejszych zaletach wspominaliśmy już wyżej, jest ich jednak znacznie więcej – warto wymienić choćby bezproblemową współpracę z popularnymi aplikacjami Google takimi jak kalendarz, Chat czy Gmail.

Ważnym aspektem naszej pracy było także to, aby system był przejrzysty i prosty, pozwalając skupić się na swoim zadaniu i nie udając niczego więcej.

A zadaniem aplikacji jest bycie narzędziem skutecznego systemu zarządzania wyposażeniem pomiarowym w myśl wymagań systemów zarządzania opartych na ISO 9001.

System posiada czytelny interfejs, który automatycznie dostosowuje się do urządzenia, z którego korzystamy – komputera, smartfona lub tabletu.

Główne funkcjonalności, a co za tym idzie i sekcje aplikacji to:

• Ewidencja urządzeń pomiarowych – wygodny widok w formie tabeli, wyszukiwanie i filtrowanie Każdy przyrząd pomiarowy ma swoją kartę, gdzie gromadzona jest cała jego historia wraz z wzorcowaniem, naprawami itp.

• Zarządzanie wzorcowaniem i sprawdzeniami – widok działań zaplanowanych, kalendarz, możliwość tworzenia zadań. Z aplikacji wysyłane są automatyczne powiadomienia o nadchodzących terminach sprawdzeń

• Zarządzanie użytkownikami i lokalizacjami sprzętu pomiarowego – w wygodny sposób nadzorujemy w jakim miejscu i przez kogo przyrząd jest użytkowany

• Przechowywanie zapisów – świadectwa wzorcowania czy inne dokumenty podłączane są w formie załączników
• Drukowanie i czytanie etykiet kalibracyjnych, także z kodami QR
• Wygodna praca „w terenie” z poziomu tabletu lub smartfona – aktualizowanie stanów technicznych przyrządów itp.

Zalety proponowanego rozwiązania:

• sprawna komunikacja pozwala na skuteczną organizację wzorcowania i skrócenie samego procesu
• obie strony na bieżąco mają dostęp do aktualnych danych przyrządów
• możliwa jest szybka reakcja i zastąpienie przyrządu niespełniającego wymagań
• klient korzysta z wiedzy technicznej i porad laboratorium
• klient otrzymuje nowoczesny i skuteczny program do zarządzania wyposażeniem pomiarowym
• całkowite wyeliminowanie papierowych dokumentów przy zleceniu
• natychmiastowa dostępność świadectw w aplikacji
• oszczędność zasobów – możliwe przesunięcie całości zarządzania sprzętem na laboratorium

Podsumowanie

Częściowy (a nic nie stoi na przeszkodzie, żeby był on całkowity) outsourcing usługi pozwala na uwolnienie zasobów personalnych i czasowych, a także daje dostęp do wiedzy i doświadczenia laboratorium. Finalnie dzięki proponowanej usłudze łatwiejsza i skuteczniejsza jest realizacja celów jakościowych związanych z wyposażeniem pomiarowym takich jak:

• ograniczenie ryzyka wykorzystania przyrządu niespełniającego wymagań
• dopasowanie kosztów wzorcowania do rzeczywistych wymagań oraz stanu technicznego narzędzi
• terminowa realizacja potwierdzenia metrologicznego

Zapraszam do kontaktu w sprawie możliwości wdrożenia systemu, także jako samodzielnej aplikacji.